polityka prywatności
Polityka prywatności.
Krótko: nikomu nie sprzedajemy Twoich danych. Zbieramy tylko to, co potrzebne, żeby odpowiedzieć na wiadomość i prowadzić serwis. Poniżej szczegóły — pełne, bo musimy (RODO, art. 13).
1. Kto jest administratorem danych
Administratorem Twoich danych osobowych jest Aion Automation Andrzej Niemiec, z siedzibą pod adresem Siemiechów 264, 33-181 Siemiechów, NIP 8733298270 (dalej: „my", „Administrator", „Aion Marketing").
Kontakt w sprawach związanych z przetwarzaniem danych:
- e-mail: biuro@aion-marketing.pl
- telefon: +48 789 583 333
- poczta: Siemiechów 264, 33-181 Siemiechów
Nie wyznaczyliśmy Inspektora Ochrony Danych (IOD), ponieważ skala i charakter przetwarzania nie wymagają tego zgodnie z art. 37 RODO. Możesz pisać bezpośrednio na adresy powyżej.
2. Jakie dane zbieramy
Zbieramy tylko dane, które sam nam podajesz, oraz minimum danych technicznych potrzebnych do działania serwisu:
- Z formularzy kontaktowych / e-maila / telefonu — imię, nazwa firmy, adres e-mail, numer telefonu, treść wiadomości.
- Z umów i faktur (jeśli zostaniesz naszym klientem) — pełne dane firmowe (NIP, REGON, adres rejestrowy), dane osób kontaktowych po Twojej stronie.
- Dane techniczne — adres IP, typ urządzenia i przeglądarki, czas wizyty (z logów serwera), informacje przekazywane przez pliki cookies (patrz pkt 10).
- Zapis komunikacji — treść wymienianych wiadomości, notatki z rozmów (z Twoją wiedzą).
Nie zbieramy świadomie tzw. szczególnych kategorii danych (art. 9 RODO — zdrowie, poglądy polityczne, dane biometryczne itp.). Jeśli przekażesz je przypadkowo w wiadomości, usuniemy je przy najbliższej okazji.
3. Po co i na jakiej podstawie
Twoje dane przetwarzamy w następujących celach, każdorazowo wskazując podstawę z RODO:
| cel | jakie dane | podstawa prawna |
|---|---|---|
| Odpowiedź na zapytanie z formularza, e-maila, telefonu | imię, kontakt, treść wiadomości | art. 6 ust. 1 lit. b RODO (czynności przed zawarciem umowy) lub lit. f (uzasadniony interes — kontakt z osobą, która się do nas zwróciła) |
| Zawarcie i wykonanie umowy o świadczenie usług | dane firmowe, osoby kontaktowe, zakres usług | art. 6 ust. 1 lit. b RODO |
| Wystawianie faktur, księgowość, podatki | dane firmowe, dane do faktury | art. 6 ust. 1 lit. c RODO (obowiązek prawny — Ordynacja podatkowa, Ustawa o rachunkowości, Ustawa o VAT) |
| Ustalenie, dochodzenie lub obrona roszczeń | dane z umów i korespondencji | art. 6 ust. 1 lit. f RODO (uzasadniony interes Administratora) |
| Analityka serwisu (jeśli wyrazisz zgodę) | dane techniczne, dane z cookies | art. 6 ust. 1 lit. a RODO (zgoda — zarządzana przez baner cookies) |
| Bezpieczeństwo serwisu (logi serwera, rate-limiting) | IP, znaczniki czasu, ścieżki żądań | art. 6 ust. 1 lit. f RODO |
| Marketing własnych usług do dotychczasowych klientów | e-mail, dane kontaktowe | art. 6 ust. 1 lit. f RODO (uzasadniony interes — marketing bezpośredni); odbiorca może w każdej chwili wnieść sprzeciw |
4. Komu udostępniamy dane
Nigdy nie sprzedajemy danych. Udostępniamy je wyłącznie:
- Podwykonawcom, którzy świadczą nam usługi techniczne — na podstawie umów powierzenia (art. 28 RODO), w zakresie niezbędnym do działania:
- dostawca hostingu i infrastruktury serwerowej,
- dostawca poczty e-mail i transakcyjnej (np. operator skrzynki),
- dostawca narzędzi analitycznych (jeśli ich używamy — patrz pkt 10),
- biuro rachunkowe / księgowy,
- dostawca narzędzi CRM, kalendarza i komunikatorów (Slack/Meet/Zoom — jeśli umawiamy rozmowę).
- Organom państwowym — gdy obowiązek wynika z przepisów prawa (np. urząd skarbowy, sąd, prokuratura, organy ścigania).
- Doradcom — kancelarii prawnej lub doradcy podatkowemu w razie sporu lub kontroli, pod warunkiem zachowania tajemnicy zawodowej.
5. Czy przekazujemy dane poza EOG
Staramy się korzystać z dostawców z Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG). Jeśli korzystamy z usług dostawców spoza EOG (np. niektóre narzędzia chmurowe z USA), zapewniamy odpowiedni poziom ochrony przez:
- decyzje Komisji Europejskiej o adekwatności (jeśli dostępne — np. EU–US Data Privacy Framework),
- Standardowe Klauzule Umowne (SCC) zatwierdzone przez Komisję Europejską,
- dodatkowe środki techniczne i organizacyjne, jeśli SCC nie wystarczają.
Aktualny wykaz podwykonawców (z lokalizacją serwerów) udostępniamy na żądanie pod biuro@aion-marketing.pl.
6. Jak długo przechowujemy dane
- Korespondencja bez zawartej umowy — do 12 miesięcy od ostatniego kontaktu, chyba że odbiorca wcześniej zażąda usunięcia.
- Dane z umów — przez czas trwania umowy oraz przez okres przedawnienia roszczeń (zwykle 6 lat dla B2B, zgodnie z Kodeksem cywilnym).
- Dane do faktur i księgowości — 5 lat od końca roku, w którym powstał obowiązek podatkowy (Ordynacja podatkowa, Ustawa o rachunkowości).
- Dane przetwarzane na podstawie zgody — do czasu wycofania zgody, nie dłużej jednak niż wynika z okresu, na jaki zgoda została udzielona.
- Logi serwera — do 12 miesięcy, następnie anonimizacja lub usunięcie.
- Dane z cookies — zgodnie z czasem życia danego cookie (patrz pkt 10).
7. Twoje prawa
Na podstawie RODO przysługują Ci następujące prawa:
- Dostępu do swoich danych i otrzymania ich kopii (art. 15 RODO),
- Sprostowania danych nieprawidłowych lub niekompletnych (art. 16 RODO),
- Usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym" — art. 17 RODO),
- Ograniczenia przetwarzania (art. 18 RODO),
- Przenoszenia danych do innego administratora (art. 20 RODO — w zakresie danych przetwarzanych w sposób zautomatyzowany na podstawie zgody lub umowy),
- Sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na uzasadnionym interesie (art. 21 RODO), w tym sprzeciwu wobec marketingu bezpośredniego — uwzględnimy go natychmiast,
- Wycofania zgody w dowolnym momencie, gdy podstawą przetwarzania jest zgoda (art. 7 ust. 3 RODO) — wycofanie nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano przed wycofaniem,
- Wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa (uodo.gov.pl), jeżeli uważasz, że przetwarzamy Twoje dane niezgodnie z prawem.
Aby skorzystać z któregokolwiek z praw, napisz na biuro@aion-marketing.pl. Odpowiadamy bez zbędnej zwłoki, najpóźniej w ciągu 30 dni.
8. Dobrowolność i konsekwencje
Podanie danych jest dobrowolne. Jednak bez niektórych danych nie będziemy w stanie:
- odpowiedzieć na wiadomość (bez adresu e-mail lub telefonu nie mamy gdzie odpisać),
- zawrzeć umowy i wystawić faktury (bez pełnych danych firmowych nie jest to możliwe),
- zrealizować zamówionej usługi (bez dostępów, treści, kontaktów po Twojej stronie).
9. Decyzje zautomatyzowane i profilowanie
Nie podejmujemy wobec Ciebie decyzji w sposób zautomatyzowany w rozumieniu art. 22 RODO ani nie tworzymy profili behawioralnych do podejmowania decyzji wywołujących skutki prawne. Jeśli kiedyś dodamy takie mechanizmy (np. automatyczne dopasowywanie ofert), zaktualizujemy niniejszą politykę z odpowiednim wyprzedzeniem.
10. Pliki cookies i podobne technologie
Cookies to małe pliki tekstowe zapisywane przez przeglądarkę. Używamy ich w trzech kategoriach:
- Niezbędne (zawsze włączone) — utrzymują podstawowe działanie serwisu: zapamiętanie wyboru zgody na cookies, ochrona przed atakami CSRF, podstawowa preferencja językowa. Nie wymagają zgody.
- Analityczne (wymagają zgody) — pomagają nam zrozumieć, jak używasz strony (które artykuły czytasz, ile czasu spędzasz), żebyśmy mogli ją ulepszać. Dane są zazwyczaj agregowane i pseudonimizowane.
- Marketingowe (wymagają zgody) — pozwalają mierzyć skuteczność reklam i — jeśli używamy retargetingu — wyświetlać Ci ponownie nasze treści w innych serwisach. Możesz je w każdej chwili wyłączyć.
Twoje wybory zapisujemy lokalnie w przeglądarce. Możesz je w każdej chwili zmienić — zarówno odwołać zgodę (czyszcząc dane przeglądarki), jak i zarządzać cookies w ustawieniach przeglądarki (Chrome, Firefox, Safari — każda przeglądarka ma swoje opcje blokowania i usuwania cookies).
11. Zmiany w polityce
Politykę aktualizujemy, gdy zmieniają się nasze procesy lub przepisy prawa. Bieżąca wersja jest zawsze dostępna pod tym adresem; data ostatniej aktualizacji widnieje na górze strony. O istotnych zmianach poinformujemy klientów drogą mailową na 14 dni przed wejściem zmian w życie.